Guide utilisateur

À quoi sert Castellum ?

Castellum est l’espace en ligne de la copropriété Castellum. Chaque copropriétaire y dispose d’un compte personnel et y retrouve les outils de la copropriété :

• l’agenda de la copropriété,
• des sondages, par exemple pour choisir la date de l’assemblée générale,
• la répartition des factures selon les dix-millièmes, avec le suivi des paiements,
• un récapitulatif annuel de ce que chacun a payé et doit encore,
• pour les administrateurs : la gestion des copropriétaires, les sauvegardes et le journal d’audit.

Se connecter

La connexion se fait avec votre email et votre mot de passe.

Les comptes sont créés par un administrateur de la copropriété. Si vous n’avez pas encore de compte, ou si vous avez oublié votre mot de passe, demandez-le à un administrateur.

Après 5 mots de passe erronés de suite, votre compte est bloqué et votre mot de passe est réinitialisé. Contactez alors un administrateur : il vous en définira un nouveau, ce qui débloque le compte.

Deux rôles existent :

• Copropriétaire : accès à l’agenda, aux sondages, aux factures, à vos paiements et à votre compte,
• Administrateur : accès en plus au menu Administration.

Se repérer

La barre en haut de chaque page donne accès à tout :

• Accueil : le tableau de bord,
• Factures : répartir une dépense, Mes factures, l’historique et votre récapitulatif annuel,
• Agenda : le calendrier des événements de la copropriété,
• Sondages : choisir une date, poser une question,
• Documents ↗ (si configuré) : le dossier partagé des documents de la copropriété,
• Administration (administrateurs) : copropriétaires, récapitulatif de la copropriété, journal d’audit, sauvegardes,
• à droite, votre nom : Mon compte, Nouveautés, Aide et Déconnexion.

Sur téléphone, ces liens sont regroupés derrière le bouton menu (☰).

Nouveautés

Quand de nouvelles fonctionnalités arrivent, une fenêtre « Quoi de neuf dans Castellum ? » les présente juste après la connexion. Cochez Ne plus afficher ces nouveautés avant de la fermer pour ne plus la revoir ; sinon, elle reviendra à la prochaine connexion. Elle réapparaîtra d’elle-même lors des nouveautés suivantes.

La page Nouveautés (menu sous votre nom) permet de les relire à tout moment. Les administrateurs y voient en plus une section Pour les administrateurs, consacrée aux pages d’administration.

L’accueil

Le tableau de bord présente :

• Prochainement : les 3 prochains événements de l’agenda (dans les 60 jours),
• Répartition des factures,
• Mes factures, avec votre reste à payer (ou « Tout est réglé »),
• Sondages, avec le nombre de sondages qui attendent votre réponse,
• Documents de la copropriété (si configuré),
• Mon compte,
• pour les administrateurs : Copropriétaires, Récapitulatif annuel, Journal d’audit et Sauvegardes.

Agenda

L’agenda de la copropriété est géré dans Google Agenda et affiché dans Castellum en lecture seule :

• la tuile Prochainement de l’accueil montre les 3 prochains événements,
• la page Agenda affiche un calendrier du mois, du lundi au dimanche, avec le jour en cours mis en évidence. Les boutons ‹ et › changent de mois, Aujourd’hui revient au mois en cours. Cliquez sur un événement pour voir son horaire, son lieu et sa description. Un événement sur plusieurs jours apparaît dans chacun de ses jours.
• sur téléphone, la page Agenda affiche la liste des événements du mois, avec tous les détails.

Les événements s’ajoutent et se modifient dans Google Agenda ; Castellum se met à jour toutes les 30 minutes environ. Si l’agenda est momentanément injoignable, les derniers événements connus restent affichés.

Sondages

Menu Sondages : pour choisir une date (assemblée générale, réunion, intervention…) ou recueillir l’avis des copropriétaires. Un sondage est consultatif : les décisions officielles restent votées en assemblée générale.

Créer un sondage

Tout copropriétaire peut créer un sondage, avec les boutons Choisir une date ou Poser une question :

• Choisir une date : proposez au moins deux créneaux (jour, et si besoin heure de début et de fin) ; chacun répondra Oui, Si besoin ou Non pour chaque créneau,
• Question à choix : proposez au moins deux réponses possibles, en autorisant ou non plusieurs réponses.

Pour chaque sondage, choisissez aussi :

• les copropriétaires concernés : parties communes générales ou particulières ; seuls ceux qui ont des dix-millièmes sur cette clé peuvent répondre,
• réponses anonymes ou nominatives : en nominatif, chacun voit qui a répondu quoi ; en anonyme, seuls les totaux et les commentaires (sans nom) sont affichés. Ce choix ne peut plus être modifié ensuite,
• un document lié (facultatif) : un lien Google Drive vers un devis, une convocation…,
• une date limite (facultative) : on peut répondre jusqu’à ce jour inclus.

Répondre

Sur la page du sondage, indiquez vos réponses et, si vous le souhaitez, un commentaire. Vous pouvez modifier ou retirer votre réponse tant que le sondage est ouvert. L’accueil signale les sondages qui attendent votre réponse.

Résultats

• Dates : pour chaque créneau, le nombre de Oui, Si besoin et Non ; le créneau avec le plus de disponibles est mis en évidence. En nominatif, un tableau montre les disponibilités de chacun.
• Questions : pour chaque réponse, le nombre de voix et la somme des dix-millièmes de ceux qui l’ont choisie (sur 10 000, pour la clé du sondage).

En nominatif, la liste de ceux qui n’ont pas encore répondu est affichée.

Clôturer et retenir une date

L’auteur du sondage et les administrateurs peuvent le modifier (titre, description, document, date limite), le clôturer, le rouvrir ou le supprimer. Le bouton Retenir désigne la date (ou la réponse) choisie et clôture le sondage. Pour une date, un bouton Ajouter à Google Agenda ouvre Google Agenda avec l’événement pré-rempli : enregistrez-le dans l’agenda de la copropriété et il apparaîtra dans Castellum.

Pour un sondage anonyme, Castellum enregistre qui a répondu (pour que chacun ne réponde qu’une fois et puisse modifier sa réponse), mais n’affiche jamais qui a choisi quoi, ni dans les pages ni dans le journal d’audit.

Mon compte

Accessible depuis votre nom, en haut à droite. Vous pouvez :

• mettre à jour vos dix-millièmes, sur les deux clés : parties communes générales et parties communes particulières (cave comprise),
• changer votre mot de passe (au moins 8 caractères).

Pour chaque clé, la somme des dix-millièmes de tous les copropriétaires ne peut pas dépasser 10 000. Le champ indique le maximum que vous pouvez saisir.

Répartir une facture

Menu Factures → Répartir une dépense, puis saisissez :

• une description,
• un montant total,
• une date,
• la clé de répartition : parties communes générales ou particulières,
• Payée par : la copropriété (compte commun, choix par défaut) ou le copropriétaire qui a avancé l’argent,
• un lien vers la facture (facultatif) : le lien de partage du fichier sur Google Drive ou un autre service.

Seuls les copropriétaires ayant des dix-millièmes sur la clé choisie participent. Le calcul n’est possible que si la somme de cette clé vaut exactement 10 000 ; la page affiche l’état des deux clés.

Le résultat affiche pour chaque copropriétaire ses dix-millièmes, son pourcentage, son montant dû et le statut de paiement de sa part. Le total réparti est ajusté au centime près pour correspondre exactement au montant saisi.

Facture avancée par un copropriétaire

Quand un copropriétaire a payé une facture de sa poche, choisissez son nom dans Payée par :

• sa propre part est marquée payée d’office,
• les autres parts lui sont à rembourser : la page de la facture indique « Payée par … », et chacun voit dans Mes factures à qui il doit quoi,
• une fois remboursé, le débiteur ou celui qui a avancé l’argent clique sur Marquer remboursé.

Les factures sans indication (dont toutes les anciennes) sont considérées comme payées par la copropriété.

Lien vers la facture

Castellum ne stocke aucun fichier : la facture d’origine reste sur Google Drive (ou un autre service), et Castellum garde seulement son lien. Le bouton Voir la facture ↗ l’ouvre dans un nouvel onglet ; une petite flèche ↗ le signale aussi dans l’historique et dans Mes factures.

Pensez à partager le fichier avec les copropriétaires dans Google Drive, sinon ils ne pourront pas l’ouvrir.

Dupliquer une facture

Pour une dépense qui revient (assurance, électricité des communs…), le bouton Dupliquer, sur la page d’une facture ou dans l’historique, ouvre le formulaire déjà rempli : même description, montant, clé et payeur, avec la date du jour et sans lien. Vérifiez le montant et la date, puis lancez le calcul ; rien n’est enregistré avant.

Corriger une facture

Une erreur de saisie ? Depuis le détail d’une facture, le bouton Corriger permet de modifier la description, la date, le montant ou la clé de répartition. Tout copropriétaire peut corriger une facture.

Les parts sont recalculées avec les dix-millièmes actuels des copropriétaires. Une part déjà marquée payée reste payée si son montant ne change pas ; sinon elle repasse à payer. Si vous changez Payée par, la part du nouveau payeur est payée d’office et celle de l’ancien repasse à payer. Le formulaire prévient s’il existe des parts payées, et le message affiché après la correction indique combien sont repassées à payer. La facture garde sa date de création et affiche « Corrigée le … ».

Mes factures et paiements

Menu Factures → Mes factures : la liste de vos parts de chaque dépense, avec leur statut :

• À payer : la part n’est pas encore réglée,
• Payé : vous l’avez marquée comme payée (la date est enregistrée).

Une fois votre part réglée, cliquez sur Marquer payé. En cas d’erreur, Annuler le paiement la repasse à payer. Le montant Reste à payer est affiché en haut de la page et sur l’accueil, avec le détail par destinataire (« dont … à Alice ») quand des factures ont été avancées par des copropriétaires. La colonne À régler à indique à qui payer chaque part.

Si vous avez avancé l’argent d’une facture, la section On vous doit liste les parts que les autres doivent vous rembourser, avec un bouton Marquer remboursé. Le total « On vous doit » apparaît aussi sur l’accueil.

Vous pouvez marquer vos propres parts, et celles des factures dont vous avez avancé l’argent. Les administrateurs peuvent marquer n’importe quelle part, par exemple pour un copropriétaire qui n’utilise pas l’application.

Documents de la copropriété

Les documents de la copropriété (PV d’assemblée générale, règlement, contrats…) sont rangés dans un dossier partagé sur Google Drive (ou un autre service), et non dans Castellum. Quand l’administrateur l’a configuré, le lien Documents ↗ de la barre de navigation et la tuile Documents de la copropriété de l’accueil ouvrent ce dossier dans un nouvel onglet.

L’accès au dossier est géré dans Google Drive : si vous ne pouvez pas l’ouvrir, demandez à un administrateur de le partager avec votre compte.

Installer Castellum sur votre téléphone

Castellum peut s’ajouter à l’écran d’accueil de votre téléphone, comme une application, avec son icône :

• iPhone (Safari) : bouton Partager, puis Sur l’écran d’accueil,
• Android (Chrome) : menu ⋮, puis Ajouter à l’écran d’accueil (ou Installer l’application).

Castellum s’ouvre alors en plein écran. Une connexion internet reste nécessaire.

Récapitulatif annuel

Menu Factures → Mon récapitulatif annuel (ou le bouton du même nom dans Mes factures) : pour l’année choisie, le total de vos parts, ce qui est payé et ce qu’il reste à payer, avec le détail de chaque dépense. Il se télécharge en PDF.

L’année d’une part est celle de la date de la facture.

Historique et exports

Menu Factures → Historique : toutes les répartitions déjà calculées, avec leur clé et le nombre de parts payées. Vous pouvez :

• ouvrir le détail d’une répartition,
• l’exporter en CSV (tableur) ou en PDF (document à partager), avec le statut de paiement de chaque part.

Administration

Ces pages sont réservées aux administrateurs (menu Administration).

Gérer les copropriétaires

La page Copropriétaires présente un tableau éditable :

• modifiez directement le nom, l’email, le rôle ou les dix-millièmes d’une ligne : elle est alors surlignée et son bouton Enregistrer devient actif,
• le bouton clé ouvre une fenêtre pour définir un nouveau mot de passe ; communiquez-le ensuite au copropriétaire,
• le bouton corbeille supprime le copropriétaire, après confirmation (il n’apparaît pas sur votre propre ligne).

Sous le tableau, le formulaire Nouveau copropriétaire crée un compte : nom, email, mot de passe initial, rôle et dix-millièmes des deux clés.

Il doit toujours rester au moins un administrateur, et un administrateur ne peut pas supprimer son propre compte.

Un compte bloqué après trop d’échecs de connexion est signalé par un badge Bloqué et un bouton clé jaune : définissez un nouveau mot de passe pour le débloquer.

Les copropriétaires repris de l’ancienne version ont un email provisoire en @castellum.local, signalé dans le tableau : remplacez-le par leur vrai email, puis définissez leur mot de passe.

Supprimer une facture

Depuis le détail d’une facture (bouton Supprimer la facture) ou depuis l’historique. La suppression est définitive et efface aussi les statuts de paiement de ses parts. Pour une simple erreur de saisie, préférez Corriger.

Récapitulatif de la copropriété

Menu Administration → Récapitulatif de la copropriété : pour l’année choisie, une ligne par copropriétaire avec le total de ses parts, ce qui est payé et ce qu’il reste, plus une ligne de total. Exportable en PDF, par exemple pour l’assemblée générale.

Sauvegardes

Une sauvegarde complète de la base est faite automatiquement chaque nuit ; les 14 plus récentes sont conservées. La page Sauvegardes permet d’en créer une immédiatement et de télécharger chaque fichier. Pensez à en copier une de temps en temps ailleurs que sur la machine qui héberge l’application.

Journal d’audit

Le journal d’audit enregistre les actions importantes avec leur auteur, leur date et l’adresse IP :

• connexions, échecs de connexion et comptes bloqués,
• création, modification et suppression de copropriétaires, changements de dix-millièmes et de mots de passe,
• calculs, corrections et suppressions de factures, paiements déclarés ou annulés,
• exports CSV et PDF, récapitulatifs, sauvegardes,
• sondages : création, modification, clôture, suppression, et le fait d’avoir répondu (jamais le contenu de la réponse),
• déconnexions.

Chaque action est affichée avec un libellé en clair (« Facture calculée », « Échec de connexion »…) et une couleur par type. Le journal s’affiche par pages de 100 entrées et se filtre par type d’action et par période.

Le bouton Par visite regroupe les actions faites pendant une même connexion : par exemple « Alice, 12/11/2026 14:02 → 14:35, 6 actions ». Cliquez sur une visite pour voir le détail. « Déconnecté » indique une déconnexion manuelle ; sinon la session a simplement expiré. Les échecs de connexion et les actions automatiques apparaissent seuls.

Sur l’accueil, un encart Sécurité signale aux administrateurs les échecs de connexion et les comptes bloqués des 7 derniers jours.

Le journal n’est pas conservé indéfiniment : chaque nuit, les entrées de plus de 2 ans sont supprimées automatiquement. Un administrateur peut aussi purger les entrées anciennes, à condition qu’elles aient plus d’un an ; la purge est elle-même inscrite au journal. Le journal récent ne peut donc pas être effacé.

Conseils d’utilisation

• Vérifiez la clé de répartition avant de lancer un calcul.
• Une erreur dans une facture ? Corrigez-la plutôt que de la supprimer : les paiements inchangés sont conservés.
• Marquez vos parts payées au fil de l’eau : le récapitulatif annuel n’en sera que plus juste.
• Si vous ne retrouvez pas une répartition, passez par Factures → Historique.

À propos de Castellum et de l’intelligence artificielle

Par souci de transparence : Castellum a été développé avec l’aide d’une intelligence artificielle, l’assistant de programmation Claude, conçu par la société Anthropic.

Concrètement :

• un copropriétaire a défini les besoins (outils, règles de répartition, droits d’accès) et a validé chaque évolution avant sa mise en ligne ;
• l’assistant a écrit une grande partie du code, des tests automatiques et de cette documentation, à sa demande ;
• l’application est vérifiée par des tests automatiques à chaque modification.

L’intelligence artificielle n’intervient que dans la fabrication de l’application. En fonctionnement, Castellum n’utilise aucune IA : vos données (comptes, factures, paiements) restent sur le serveur de la copropriété et ne sont transmises à aucun service d’intelligence artificielle.

Hébergement et données

• Le serveur qui fait tourner Castellum est hébergé chez l’administrateur de l’application.
• Il est accessible sur internet grâce à un tunnel Cloudflare : aucun port n’est ouvert sur la connexion de l’administrateur, et les échanges avec le site sont chiffrés (HTTPS).
• Actuellement, aucune donnée sensible n’est stockée sur le serveur : pas de coordonnées bancaires ni de documents d’identité. On y trouve seulement les noms, emails et dix-millièmes des copropriétaires, les factures et leur répartition, les paiements déclarés et le journal d’audit. Les mots de passe ne sont jamais stockés en clair.
• Les fichiers (factures d’origine, documents de la copropriété) ne sont pas stockés sur le serveur : ils restent sur Google Drive ou un autre service, et Castellum n’en garde que les liens.

Une question ou une remarque ? Adressez-vous à un administrateur de la copropriété.